A metodologia 5W2H é uma ferramenta de planejamento e análise que tem ganhado cada vez mais espaço entre os profissionais de tecnologia. Simples, mas poderosa, essa metodologia ajuda a organizar atividades, documentar processos e preparar-se para reuniões de avaliação de desempenho de forma estruturada e eficiente.
Neste artigo, compartilho como o 5W2H pode ser aplicado em 3 áreas-chave:
- Planejamento de projetos e atividades.
- Documentação de processos.
- Registro de realizações profissionais.
Mas primeiro, vamos entender o que é essa metodologia...
O que é a Metodologia 5W2H?
O conceito é simples: ele se baseia em responder sete perguntas essenciais para organizar qualquer tipo de tarefa ou projeto. São elas:
- What? (O quê?) - O que será/foi feito?
- Why? (Por quê?) - Por que isso é/foi necessário?
- Who? (Quem?) - Quem será/foi responsável?
- Where? (Onde?) - Onde será/foi executado?
- When? (Quando?) - Quando será/foi feito?
- How? (Como?) - Como será/foi feito?
- How much? (Quanto?) - Quanto vai custar/custou ou quais são/foram os recursos necessários?
Agora vamos ver como nós, profissionais de tecnologia, podemos usar essa metodologia para melhorar nossas rotinas de trabalho.
A) Planejamento de Projetos e Atividades
Ao planejar um projeto ou atividade, o 5W2H se destaca por fornecer uma visão completa, assegurando que nenhuma parte importante seja negligenciada. Veja como aplicá-lo em Ciência de Dados:
What?
Defina claramente o escopo do projeto.
Exemplo: "Desenvolvimento de um modelo preditivo de churn de clientes".
Why?
Justifique a necessidade do projeto.
Exemplo: "Reduzir a taxa de cancelamento de clientes em 15% ao identificar padrões que levam ao churn".
Who?
Identifique as pessoas envolvidas.
Exemplo: "Equipe de cientistas de dados, analistas de negócio, e time de marketing".
Where?
Defina o local, plataforma, e/ou onde os dados e o modelo serão aplicados
Exemplo: "Dados coletados do CRM e ERP, com deploy na plataforma de analytics da empresa".
When?
Estabeleça o cronograma do projeto.
Exemplo: "Primeira versão do modelo preditivo será entregue em 8 semanas".
How?
Descreva as estratégias ou tecnologias a serem usadas, as técnicas e ferramentas.
Exemplo: "O modelo será desenvolvido usando algoritmos de machine learning, como Random Forest e XGBoost, implementados em Python".
How much?
Considere os custos ou recursos.
Exemplo: "Necessidade de 100 horas de trabalho e 20 servidores para o treinamento do modelo em dados históricos".
Com essa abordagem, é possível assegurar que o planejamento é claro e que todas as pessoas envolvidas saibam suas responsabilidades, cronogramas e os recursos necessários.
B) Documentação de Processos e Atividades (recorrentes)
Documentar processos de forma eficiente é crucial em ambientes de tecnologia, onde atualizações frequentes e manutenções exigem que todas as informações estejam bem registradas. O 5W2H facilita essa tarefa ao guiar a estruturação de cada aspecto. Veja como essa metodologia organiza a documentação de um processo de SAP Basis de maneira clara:
What?
O que deve ser feito durante o processo?
Exemplo: "Atualização do kernel do SAP para a última versão".
Why?
Por que isso é necessário?
Exemplo: "Para garantir a segurança do sistema e aplicar correções de performance, minimizando vulnerabilidades".
Who?
Quem deve ser envolvido neste processo?
Exemplo: "Equipe de suporte SAP Basis e administradores de sistemas".
Where?
Onde o processo foi executado?
Exemplo: "Ambientes de desenvolvimento, ambientes de teste/qualidade e ambientes de produção das instâncias SAP".
When?
Quando a atualização deve ocorrer?
Exemplo: "O processo deve ser executado semestralmente, durante janela de manutenção programada".
How?
Como será conduzido?
Exemplo: "Será utilizado um procedimento automatizado de aplicação do kernel via SAPCAR, seguido de testes de validação em ambientes de qualidade."
How much?
Quais são os custos e recursos envolvidos?
Exemplo: "Cada atualização exigirá aproximadamente 10 horas de trabalho da equipe, além de uma parada programada de 2 horas no sistema".
Muitas vezes, na pergunta "How?", eu também incluo neste tipo de 5W2H um passo-a-passo detalhado da atividade.
Com essas informações documentadas, outras manutenções e atualizações poderão ser realizadas facilmente, otimizando tempo e esforço da equipe.
C) Registro e Documentação de Realizações para Avaliação de Desempenho
Reuniões de avaliação de desempenho podem ser desafiadoras sem uma documentação adequada de nossas realizações. A metodologia 5W2H pode ajudar no registro das nossas conquistas de forma objetiva e organizada, facilitando a preparação para essas conversas, e garantindo que nossas realizações não sejam esquecidas ao longo do tempo (se a aplicarmos de forma contínua).
What?
O que você realizou?
Exemplo: "Desenvolvimento de um dashboard com métricas do time".
Why?
Por que essa conquista foi importante?
Exemplo: "Aumentou a visibilidade das entregas do time, permitindo gerenciar expectativas dos tempos de resposta e entregas".
Who?
Quem foi impactado por essa realização?
Exemplo: "O time, que passou a ter maior visibilidade das suas entregas; os gerentes, que agora tem acesso imediato às atividades e métricas do time; os arquitetos de solução que podem usar desta informação para planejar melhor suas atividades e entregas".
Where?
Onde isso foi aplicado?
Exemplo: "Os dados são extraídos da ferramenta oficial de requests e publicados na intranet da empresa, na página do time".
When?
Quando isso foi implementado?
Exemplo: "Primeira publicação do dashboard foi em março de 2024, e ele é atualizando constantemente por automação".
How?
Como você fez isso?
Exemplo: "Utilizem Excel para a consolidação e tratamento dos dados e criação do dashboard. Macros automatizam as atualizações".
How much?
Quais foram os resultados ou recursos investidos?
Exemplo: "A implementação do dashboard exigiu um investimento de 40 horas e economizou 24 horas por mês para consolidação manual dos dados e publicação das métricas.
Essas informações estruturadas ajudam a destacar nossas contribuições de maneira clara e tangível, tornando as realizações mais evidentes para gestores durante a avaliação. Além disso, facilitam a confecção de um relatório para ser submetido como parte da avaliação: basta consolidar as respostas em um texto e usar um pouquinho de "storytelling" - técnica que veremos em outra postagem.
Conclusão
O 5W2H é uma ferramenta poderosa para profissionais de tecnologia, ajudando no planejamento, na documentação e no registro de realizações. Sua simplicidade esconde uma capacidade incrível de organizar processos, garantir clareza nas comunicações e otimizar o uso de recursos.
Adotá-la como parte de sua rotina pode não apenas melhorar a eficiência do seu trabalho, mas também aumentar sua visibilidade e reconhecimento dentro da organização.
Esse é um exemplo de como a metodologia 5W2H pode ser um diferencial para organizar melhor seu trabalho, documentar suas atividades e registrar suas conquistas, preparando você para desafios maiores e garantindo o reconhecimento de seus esforços.
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Esta é uma ferramenta que não pode faltar na nossa rotina. Compartilhe seus resultados aqui nos comentários ou entre em contato para mais dicas!
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